Ce inseamna KPI? Care sunt indicatorii de performanta?

Un indicator cheie de performanță este o valoare măsurabilă care demonstrează cât de eficient își atinge o companie obiectivele cheie ale afacerii. Organizațiile folosesc indicatorii KPI pe mai multe niveluri pentru a-și evalua succesul la atingerea obiectivelor/sarcinilor. KPI-urile de nivel înalt se pot concentra pe performanța generală a afacerii, în timp ce KPI-urile de nivel scăzut se pot concentra pe procesele din departamente precum vânzări, marketing, resurse umane, asistență și altele.

Așadar, care este definiția indicatorului KPI? Ce înseamnă, de fapt, KPI? Ce reprezintă KPI? Aici aveți câteva definiții care v-ar putea ajuta:

• Dicționarul Oxford definește indicatorul KPI, ca fiind: O măsură cuantificabilă utilizată pentru a evalua succesul unei organizații, angajat etc. în îndeplinirea obiectivelor de performanță
• Definiția KPI-ului oferită de Investopedia: Un set de măsuri cuantificabile pe care o companie le utilizează pentru a a-și aprecia performanța de-a lungul timpului.

Prin urmare, KPI reprezintă indicatorul cheie de performanță, un indicator la fel de prețios ca și actiunea pe care o inspiră. Prea des, organizațiile adoptă orbește KPI-uri recunoscute în industrie și apoi se întreabă de ce acel KPI nu reflectă propria afacere și eșuează în a le aduce schimbări pozitive. Unul dintre cele mai importante, dar deseori trecute cu vederea, aspecte ale KPI-urilor este că, acestea sunt o formă de comunicare. Ca atare, ele respectă aceleași reguli și cele mai bune practici ca orice altă formă de comunicare. Informațiile succinte, clare și relevante sunt mult mai susceptibile de a fi absorbite și acționate asupra lor.

În ceea ce privește dezvoltarea unei strategii pentru formularea KPI-urilor, echipa dvs. ar trebui să înceapă cu elementele de bază și să înțeleagă care sunt obiectivele dvs. organizaționale, cum plănuiți să le atingeți și cine poate acționa pe baza acestor informații. Acesta ar trebui să fie un proces repetitiv care implică feedback de la analiști, șefi de departamente și manageri. Pe măsură ce se desfășoară această misiune de constatare a faptelor, veți obține o mai bună înțelegere a proceselor de afaceri care trebuie măsurate cu un panou de anliză KPI și cu cine ar trebui să fie partajate aceste informații.

Cum putem defini un indicator KPI?

K (Key) – avantaj competitiv legat de obiectivele strategice, de modul in care funcționează afacerea
P (Performance) – performanța în mod direct, prin valori masurate precis, cuantificabile, cu cauze de influență prestabilitate;
I (Indicator) – comparabilitate față de diverse referințe, cu orientare către progrese viitoare

Definirea indicatorilor cheie de performanță poate fi dificil. Cuvântul operativ din KPI este „cheie”, deoarece fiecare KPI ar trebui să aibă legătură cu un anumit rezultat de afaceri obținut cu o măsură de performanță. KPI-urile sunt adesea confundate cu indicatorii de afaceri. Deși sunt deseori utilizate în același scop, indicatorii de performanță trebuie să fie definiți în funcție de obiectivele de afaceri critice sau de bază. Urmați acești pași atunci când definiți un KPI:

• Care este rezultatul dorit de dumneavoastră?
• De ce contează acest rezultat?
• Cum vei măsura progresul?
• Cum poți influența rezultatul?
• Cine este responsabil pentru afacerii?
• Cum vei știi că ai obținut rezultatul dorit?
• Cât de des vei analiza progresul față de rezultat?

De exemplu, să presupunem că obiectivul dvs. este creșterea veniturilor din vânzări în acest an. Veți numi acest indicator, ‘Indicatorul Cheie de Performanță pentru Creșterea Vânzărilor’. Iată cum ați putea defini KPI:

• Pentru a crește veniturile din vânzări cu 20% anul acesta
• Atingerea acestui obiectiv va permite companiei să devină profitabilă
• Progresul va fi măsurat ca o creștere a veniturilor măsurate în bani cheltuiți
• Angajând personal suplimentar de vânzări, promovând clienții existenți să cumpere mai multe produse
• Directorul de vânzări este responsabil pentru această valoare
• Veniturile vor fi crescute cu 20% anul acesta
• Va fi revizuit lunar

Ce este un KPI SMART/INTELIGENT?

O modalitate de evaluare a relevanței unui indicator de performanță este utilizarea criteriilor SMART. De obicei, literele semnifică criterii Specifice, Măsurabile, Accesibile, Relevante, legate de Timp. Cu alte cuvinte:

• Este obiectivul tău Specific?
• Poți Măsura progresul față de acel scop?
• Este acel scop îndeajuns de realist pentru a fi Accesibil?
• Cât de Relevant este scopul acela pentru compania ta?
• Care este e intervalul de Timp pentru a atinge acest scop?

1. A fi chiar mai INTELIGENT cu indicatorii tăi KPI

Criteriile SMART pot fi, de asemenea, extinse pentru a fi SMARTER cu adăugarea de Evaluare și Reevaluare. Acești doi pași sunt extrem de importanți, deoarece vă asigură că vă evaluați continuu indicatorii KPI și relevanța lor pentru afacerea dvs. De exemplu, dacă v-ați depășit obiectivul de venituri pentru anul curent, ar trebui să determinați dacă acest lucru se datorează faptului că v-ați stabilit obiectivul prea scăzut sau dacă acesta poate fi atribuit altui factor.

Cum să scrii și să dezvolți indicatori de tipul KPI

Atunci când scrieți sau dezvoltați un KPI, trebuie să luați în considerare modul în care acel KPI se referă la un anumit rezultat sau obiectiv de afacere. Indicatorii trebuie să fie personalizați în funcție de situația dvs. de afaceri și ar trebui dezvoltați pentru a vă ajuta să vă atingeți obiectivele. Urmați acești pași când scrieți un astfel de indicator:

Incepe prin a scrie un obiectiv clar pentru KPI

Scrierea unui obiectiv clar pentru KPI este una dintre cele mai importante – dacă nu chiar cea mai importantă – parte a dezvoltării KPI-urilor.

Un KPI trebuie să fie intens legat de un obiectiv cheie de afaceri. Nu doar un obiectiv de afaceri sau ceva despre care cineva din organizația dvs. ar putea să creadă că este important. Trebuie să fie parte integrantă a succesului organizației.

În caz contrar, vizați o țintă care nu reușește să abordeze un rezultat de afacere. Asta înseamnă că, în cel mai bun caz, tindeți către un obiectiv care nu are niciun impact pentru compania dvs. În cel mai rău caz, va avea ca rezultat pierderea timpului, banilor și altor resurse ale afacerii dvs. care ar fi putut fi mai bine direcționate altundeva.

Aportul cheie este următorul: indicatorii de performanță trebuie să fie mai mult decât niște numere arbitrare. Ei trebuie să exprime ceva strategic despre ceea ce încearcă să facă organizația dvs. Puteți (sau ar trebui să puteți) să aflați multe despre modelul de afaceri al unei companii, doar uitându-vă peste KPI-urile lor.

Fără a scrie un obiectiv clar, toate acestea se vor pierde.

Distribuiți KPI-ul dvs. cu părțile interesate

KPI-ul dvs. este inutil dacă nu este comunicat corect. Cum ar trebui angajații dvs. – oamenii însărcinați cu realizarea viziunii dvs. pentru companie – să vă îndeplinească obiectivele dacă nu știu care sunt acestea? Sau poate chiar mai rău: nepartajarea KPI-ului dvs. riscă să vă înstrăineze și să vă frustreze angajații și alte părți interesate care nu pot vedea direcția în care se îndreaptă organizația dvs.

Dar împărtășirea KPI-urilor dvs. cu părțile interesate este un lucru bine știut (deși chiar și acest lucru prea multe organizații nu reușesc să îl facă). Mai mult decât atât, totuși, trebuie comunicate imediat.

KPI-urile au nevoie de context pentru a fi eficiente. Acest lucru se poate realiza, numai dacă explicați nu doar ceea ce măsurați, ci și de ce îl măsurați. În caz contrar, sunt doar numere pe un ecran care nu au nicio semnificație pentru dvs. sau angajații dvs.

Explicați angajaților dvs. de ce măsurați ceea ce măsurați. Răspundeți la întrebări despre motivul pentru care v-ați decis asupra unui KPI în defavoarea altuia. Și cel mai important dintre toate? Ascultați. KPI-urile nu sunt infailibile. Nici nu vor fi neapărat evidente pentru toți cei implicați. Ascultarea angajaților dvs. vă va ajuta să identificați unde obiectivele care stau la baza organizației dvs. nu sunt comunicate corect pentu toți.

Spuneți că primiți multe întrebări despre motivul pentru care profitul nu este un KPI pentru compania dvs. Este o credință rezonabilă pentru angajații dvs. A câștiga bani este, până la urmă, o parte esențială a ceea ce ar putea face orice afacere. Dar poate că veniturile nu au o mare importanță pentru organizația dvs. la un moment dat. Poate căutați să faceți investiții majore în cercetare și dezvoltare sau vă aflați într-o perioadă majoră de achiziții. A primi o mulțime de întrebări de acest fel, este un semn că trebuie să faceți o treabă mai bună în a comunica KPI-urilor dvs. și obiectivele strategice din spatele acestora.

Și cine știe: angajații dvs. ar putea chiar să vă ofere câteva idei despre cum să vă îmbunătățiți indicatorii cheie de performanță.

Analizați indicatorii cheie de performanță la nivel săptămânal sau lunar

Verificarea regulată a KPI-urilor dvs. este esențială pentru menținerea și dezvoltarea acestora. Evident, urmărirea progresului dvs. față de KPI este importantă (ce alt scop ați mai avea de a-l mai pune în aplicare în primul rând?) Dar la fel de esențială este urmărirea progresului dvs., astfel încât să puteți evalua cât de mult succes ați avut în dezvoltarea indicatorilor.

Nu toți indicatorii cheie de performanță au succes. Unii au obiective care nu pot fi atinse (mai multe detalii mai jos). Unii nu reușesc să urmărească obiectivul de bază pe care trebuiau să-l atingă. Numai prin analiză regulată, puteți decide dacă este timpul să vă schimbați indicatorii de performanță.

Asigurați-vă că indicatorii KPI sunt acționabili

Pentru a putea transforma indicatorii dvs., în indicatori acționabili, este nevoie de un proces în cinci pași:

1. Revizuirea obiectivelor de afaceri
2. Analizarea performanței curente
3. Setarea de ținte KPI pe termen scurt și lung
4. Examinarea obiectivelor împreună cu echipa dvs.
5. Evaluarea progresului și reajustarea acestuia.

Cele mai multe dintre acestea le-am trecut deja, dar merită să ne concentrăm asupra necesității de a dezvolta obiective atât pe termen scurt, cât și pe termen lung. După ce ați stabilit un obiectiv cu o cronologie care este mai îndepărtată în viitor (de exemplu, trimestrele următoare), puteți lucra înapoi și identifica etapele pe care va trebui să le atingeți pe drum.

Să presupunem, de exemplu, că doriți să atingeți 1.500 de abonați la newsletter în primele 3 luni ale anului. Veți dori să stabiliți obiective lunare, bi-săptămânale sau chiar săptămânale pentru a ajunge acolo. În acest fel, veți putea reevalua și schimba continuu cursul, după cum este necesar, pe drumul către atingerea obiectivului pe termen lung.

Puteți împărți obiectivele, în mod egal, în funcție de fiecare lună. În acest caz, vor fi 500 de abonamente în Ianuarie, 500 în Februarie și 500 în Martie. Cu toate acestea, poate doriți ca informațiile să fie mai specifice. Există mai multe zile în Ianuarie și Martie decât Februarie, deci poate doriți să stabiliți o țintă de 600 de abonați pentru acele luni. Sau poate obțineți în mod obișnuit mai mult trafic pe site-ul web în luna Februarie (poate afacerea dvs. are o prezență comercială majoră), astfel încât decideți să stabiliți o țintă de 800 de abonați în luna respectivă. Puteti genera mai mult trafic pe website apeland la servicii de optimizare seo sau promovare online.

Orice ar fi, asigurați-vă că vă împărțiți obiectivele KPI pentru a stabili obiective pe termen scurt.

Dezvoltați-vă indicatorii de performanță pentru a se putea potrivi nevoilor în schimbare ale afacerii

KPI-urile care nu se actualizează niciodată pot deveni rapid depășite.

Să presupunem, de exemplu, că organizația dvs. a lansat recent o nouă linie de produse sau s-a extins peste hotare. Dacă nu vă actualizați indicatorii de performanță, echipa dvs. va continua să urmărească ținte care nu surprind neapărat schimbarea într-o direcție tactică sau strategică.

S-ar putea să credeți, pe baza rezultatelor dvs., că dvs. continuați să performați la un nivel ridicat. În realitate, însă, este posibil să urmăriți indicatorii de performanță care nu reușesc să surprindă impactul pe care eforturile dvs. îl au asupra obiectivelor strategice de bază.

Revizuirea indicatorilor dvs. lunar (sau, în mod ideal, săptămânal) vă va oferi șansa de a regla fin – sau de a schimba complet cursul acestora.

S-ar putea chiar să găsiți modalități noi și posibil mai eficiente de a ajunge la aceeași destinație sau scop.

Verificați dacă indicatorul KPI este realizabil

Stabilirea obiectivelor realizabile pentru echipa dvs. este esențială. O țintă prea mare riscă să îndemne echipa dvs. să renunțe, chiar înainte de a începe. Stabiliți o țintă prea scăzută și vă veți trezi rapid gândindu-vă ce puteți face acum, după ce v-ați atins obiectivele anuale în doar două luni din anul calendaristic.

O analiză a performanței dvs. actuale este esențială. Fără aceasta, sunteți lăsați să căutați orbește numere care nu au rădăcină în realitate. Performanța dvs. actuală este, de asemenea, un bun punct de plecare pentru a decide asupra zonelor pe care trebuie să le îmbunătățiți.

Începeți să vă înrădăcinați în datele pe care le-ați colectat deja pentru a stabili o linie de bază pentru ceea ce ați realizat în trecut. Instrumente precum Google Analytics sunt excelente pentru acest lucru, dar la fel sunt și instrumentele de contabilitate mai tradiționale care urmăresc veniturile și marja brută.

Actualizați-vă obiectivele KPI după cum este necesar

Indicatorii KPI nu sunt de natură fixă. Ei trebuie întotdeauna să evolueze, să se actualizeze și să se schimbe după cum este necesar. Dacă stabiliți și uitați de indicatorii dvs., riscați să urmăriți obiective care nu mai sunt relevante pentru afacerea dvs.

Obișnuiți-vă să verificați în mod regulat, nu doar pentru a vedea cum funcționați în raport cu KPI-urile tale, ci cu privire la care indicatori trebuie schimbați sau abandonați complet.

Pentru cineva care nu a dezvoltat niciodată un indicator KPI până acum, toate acestea ar putea suna epuizant.

Dar iată veștile bune: Odată ce ați parcurs acest proces de câteva ori, va fi mult mai ușor să îl utilizați din nou în viitor.

Aducând totul împreună

KPI-urile sunt, în general, un instrument esențial pentru măsurarea succesului afacerii dvs. și pentru a face ajustările necesare pentru a avea succes.

Cu toate acestea, utilitatea indicatorilor de performanță individuali are limitele lor.

Cea mai importantă parte a oricărui KPI este utilitatea sa. Odată ce a depășit utilitatea sa, nu ar trebui să ezitați să renunțați la el și să începeți cu altele noi care să se alinieze mai bine obiectivelor dvs. de afaceri.

KPI-urile, ca parte din cadrul dvs. de gestionare al performanței

Cele mai comune elemente dintre majoritatea cadrelor de management al performanței sunt stabilirea obiectivelor, măsurarea performanței și gestionarea tuturor activităților conexe.

Conform vechiului adagiu clasic, Legea lui Goodhart, „orice regularitate statistică observată va tinde să se prăbușească odată ce se pune presiune asupra ei în scopuri de control”.

Charles Goodhart a fost economist în 1975, a cărui cercetare a fost folosită pentru a ajuta la criticarea proceselor de luare a deciziilor guvernamentale, în special în ceea ce privește politica monetară. Acest concept a fost apoi generalizat de Marilyn Strathern, „atunci când o măsură devine o țintă, ea încetează să mai fie o măsură bună”.

Un indicator de performanță sau un indicator cheie de performanță este doar un tip de măsurare a performanței. Există multe cadre de gestionare a performanței care par similare, dar sunt diferite. Fiecare dintre aceste cadre, aduce elemente care pot fi unite pentru a contribui la succesul susținut de date. Hai să aflăm cum.

Pasul 1: Alinierea strategiei de afaceri

O temă populară în startup-urile de astăzi este One Metric That Matters – ‘O Valoare Care Contează’ (OMTM). Punctul cheie de la acest instrument simplu, dar extrem de puternic, este că, trebuie să aveți o înțelegere aprofundată a modelului dvs. de afaceri. pentru a vă perfecționa aceste valori și pentru a vă putea alinia întreaga organizație.

Mulți vor susține că vânzările sunt cea mai importantă valoare atunci când vine vorba de măsurarea succesului unei afaceri. Provocarea cu această valoare este rezultatul măsurat.

Puneți-vă această întrebare: Care este unica valoare care ar ajuta la creșterea vânzărilor?

Un răspuns la această întrebare ar putea fi urmărirea numărului de clienți care v-au integrat produsul cu alte 3 aplicații. Această măsură ar putea indica nivelul de angajament, iar probabilitatea lor de a alege alt produs, probabil, ar fi redusă.

Motivul este că, odată ce clienții sunt închiși, posibilitatea de a alege alt produs sau alta companie scade, ceea ce creează economia de unitate potrivită pentru ca firma dvs. să crească. Deci, în acest caz, în loc să ne uităm la numerele de vânzări, am număra un client numai și numai dacă s-au conectat cu 3 aplicații.

Acesta este doar un exemplu și nu înseamnă că există o doar singură valoare care ar trebui să vă intereseze! Acest cadru vă ajută să mențineți pe toată lumea concentrată asupra singurului lucru de care ar trebui să le pese cel mai mult.

Pasul 2: Acoperă toate bazele tale

Odată cu afacerile vin compromisuri.

Probabil ați auzit zicala: „Puteți avea ieftin, bun sau rapid. Dar puteți alege doar 2”.

Să începem cu un cadru clasic care ajută la navigarea acestor compromisuri. Balanced Scorecard (BSC) vă ajută să descompuneți domeniile cheie ale afacerii dvs. (perspective) în care activitățile trebuie monitorizate.

Cele patru perspective care trebuie să fie în echilibru sunt:

1. Perspectiva financiară
2. Perspectiva clientului
3. Perspectiva internă a procesului de afaceri
4. Perspectivă de învățare și creștere

Aceste patru domenii cheie ale afacerii dvs. sunt interconectate și toate trebuie aliniate. Când unul este afectat, există un impact asupra altuia, cu alte cuvinte, va exista un compromis.

Pasul 3: Punerea în aplicare a cadrului de strategie BSC cu OKR-uri

Strategia Balanced Scorecard (BSC) sugerează că, pentru fiecare perspectivă trebuie să dezvoltați obiective, măsuri (KPI), stabiliți ținte (obiective) și inițiative (acțiuni). Un cadru mai recent, care se popularizează este cadrul OKR. Popularizat prin utilizarea sa la Google, cadrul OKR (obiective și rezultate cheie) este utilizat pentru a defini și urmări obiectivele și rezultatele acestora. Mulți ar susține că acest cadru se află undeva, între o strategie KPI și abordarea Balanced Scorecard.

OKR-urile sunt utilizate ca un instrument de performanță care stabilește, comunică și monitorizează obiectivele într-o organizație, astfel încât toți angajații să fie concentrați în aceeași direcție. Sistemul încurajează succesul angajaților prin obiective clare de lucru și rezultate cheie dorite. Frumusețea sistemului este că oferă un cadru simplu, practic și direct pentru definirea, urmărirea și măsurarea obiectivelor, atât ca ceva la care să aspire, cât și ca ceva ce poate fi măsurat.

Pasul 4: Monitorizarea cu un tablou de bord KPI

Un tablou de bord KPI vă oferă o privire „din afara” asupra performanțelor afacerii dvs. în timp real, astfel încât să puteți obține o imagine mai bună despre starea întregii organizații.

Termenii obișnuiți găsiți în aceste cadre care merită înțelese includ:

Indicator cheie de risc (KRI): o măsură utilizată în gestionare pentru a indica cât de riscantă este o activitate. Indicatorii cheie de risc sunt indicatori monitorizați de organizații pentru a oferi o avertizare din timp, cu privire la expunerea la risc crescută în diferite domenii ale afacerii.

Factorul critic de succes (CSF): este un termen de management pentru un element necesar unei organizații pentru a-și îndeplini misiunea. Factorii critici de succes nu trebuie confundați cu criteriile de succes. Criteriile de succes sunt cel mai frecvent utilizate în managementul proiectului pentru a determina dacă proiectul a fost sau nu un succes. Criteriile de succes sunt definite împreună cu obiectivele și pot fi cuantificate prin utilizarea indicatorilor KPI.

Măsuri de performanță: măsoară comportamentul, activitățile și performanța unei organizații la nivel individual și nu la nivel organizațional. De exemplu, o persoană care lucrează într-un centru de apel poate avea ca valori de performanță numărul de apeluri preluate, timpul mediu de așteptare, numărul de apeluri procesate cu succes și durata medie a apelului.

Crearea KPI-urilor bune pentru organizația dvs. este un proces iterativ.

10 criterii de luat în considerare la proiectarea măsurilor cheie de performanță

Luați în considerare această listă de criterii atunci când construiți sistemele cheie de măsurare a performanței companiei:

1. Bazați-vă pe cantități care pot fi influențate sau controlate de un utilizator individual sau în cooperare cu alții
2. Fiți obiectivi și nu bazați pe opinie
3. Fiți derivați din strategie și concentrați-vă pe îmbunătățire
4. Fiți clar definiți și ușor de înțeles
5. Fiți relevanți cu un scop explicit
6. Fiți consecvenți (prin faptul că își mențin semnificația pe măsură ce trece timpul)
7. Fiți specifici și raportați-vă la anumite obiective / ținte
8. Fiți preciși – fiți exacți cu privire la ceea ce se măsoară
9. Oferiți feedback precis și în timp util
10. Reflectați „procesul de afaceri” – adică atât furnizorul, cât și clientul ar trebui să fie implicați în definirea măsurii

Să folosim Tesla ca și exemplu

Pasul 1: O Valoare care Contează (OMM), în cazul Tesla, este numărul de mașini noi livrate pe trimestru. Acesta este un subiect interesant pentru investitori, pentru a-și evalua succesul.

Pasul 2: Pentru a construi cât mai multe mașini posibile, menținând în același timp calitatea, Tesla trebuie să își echilibreze activele de bază din tabloul de bord al bilanțului.

Din punct de vedere financiar: pot lua decizia că livrarea mașinilor este mai importantă decât profitul din mașini.

Clienți: clienții și-au trimis comenzile și așteaptă livrarea lor, cu cât durează mai mult, cu atât vor fi mai puțin încântați și mai probabil vor anula. Așadar, păstrarea clienților fericiți, este extrem de importantă.

Pasul 3: Acum, că am stabilit câteva obiective cu indicatorii de performanță, trebuie să stabilim rezultatele cheie.

Un KR pentru clienți care este o măsură standard în lanțurile de aprovizionare ar putea fi: Performanța livrării (DP) este setată la 90% ca fiind măsura de îndeplinire a datei de livrare promise clientului.

Pasul 4: Utilizarea unui tablou de bord KPI pentru a monitoriza rezultatele cheie.

Tablourile de bord oferă adesea o vedere per-ansamblu asupra indicatorilo KPI relevanți pentru un anumit obiectiv sau proces de afaceri.

Trei modalități prin care KPI-urile te pot ajuta în construirea unei echipe mai bune

Există o tentație în lumea afacerilor de a presupune că indicatorii cheie de performanță (KPI) sunt singura competență a „liderilor organizaționali”: Administratori, președinți, membri ai consiliului de administrație și alți directori ai suitei C care iau decizii strategice importante.

Realitatea nu putea fi mai departe de adevăr.

Indicatorii KPI, principala valoare de măsurare care definește succesul strategic și acționează ca un indicator pentru domeniile care ar putea avea nevoie de îmbunătățiri, sunt un instrument esențial pentru dezvoltarea echipei dvs. și pentru obținerea de rezultate de înaltă calitate la nivelul întregii organizații.

S-ar putea chiar să ofere o soluție inovatoare la problema insolubilă a angajamentului angajaților.

Problema cu implicarea salariaților

Angajarea salariaților este ceva cu care se luptă multe companii. Doar 33% din lucrătorii din Statele Unite (15% din întreaga lume) se definesc ca fiind „implicați, entuziaști și pasionați de jobul lor si de locul de muncă” la locul de muncă, potrivit lui Gallup.

Acest lucru are un impact profund asupra rezultatelor multor companii. Pentru a cita o singură statistică: organizațiile cu o forță de muncă foarte pasionată înregistrează o creștere medie cu 20% a vânzărilor, spune Gallup.

1) Deblocarea puterii implicării angajaților

Angajarea indivizilor este unul dintre cele mai evazive – și neînțelese – concepte din lumea afacerilor de astăzi.

Mulți directori se luptă să facă față într-o lume în care așteptările angajaților par să crească în fiecare zi. Muncitorii sunt mai mobili ca oricând, trecând de la un loc de muncă, la altul, într-un ritm care ar fi părut imposibil doar cu zeci de ani în urmă. Într-o lume în care cealaltă parte a gardului este la fel de strânsă ca o căutare pe Glassdoor.com și articole despre ce cultură la locul de muncă ar trebui să crească pe LinkedIn, este, de asemenea, mai informată ca niciodată.

Prânzurile servite sau o masă de fotbal în sala de pauză, ar putea fi suficiente pentru a face situația mai bună în unele locuri de muncă, dar acestea sunt mai degrabă soluții temporare.

Așadar, cum pot managerii să dea viață unei forțe de muncă dezangajate?

Desigur, nu există nicio soluție clară. Dar un domeniu care ar trebui să aibă un accent mai mare, este informarea angajaților despre și implicarea acestora în dezvoltarea scopului organizației dvs.

Conectarea angajaților la scopul organizației dvs.

Există o poveste (care poate fi sau nu adevărată, dar vom lăsa asta deocamdată deoparte) care face frecvent furori, în postările de blog despre implicarea angajaților. Se referă la o vizită efectuată de John F. Kennedy la NASA în anii 1960. Președintele s-a adresat unui bărbat care lucra la unitate pentru a întreba ce a făcut în viața sa.

“Domnule președinte”, mi-a răspuns portarul, „Ajut un om să ajungă pe lună. ”

Acest răspuns este adesea susținut ca punctul culminant al angajamentului angajaților. Ce proprietar de afacere, manager sau director nu ar dori ca fiecare dintre angajații lor să simtă acest nivel de legătură cu scopul organizației lor?

parte din aceasta, desigur, vine cu definirea misiunii organizației dvs. „A câștiga bani” nu este suficient. Dacă doriți un angajat care este cu adevărat angajat, trebuie să găsiți calitatea unică care ar trebui să îi facă pe angajații dvs. să dorească să se ridice din pat dimineața. (Și nu, „obținerea unui salariu” nu va fi de ajuns).

Odată ce v-ați decis, trebuie să găsiți o modalitate de a le arăta angajaților cum se pot conecta la acesta.

Aici intervin indicatorii KPI.

Conectarea angajaților la scopul organizației dvs.

Întrebați orice angajat de ce nu se simt motivați la locul de muncă și probabil veți obține unele variante pe aceeași temă.

• Se simt deconectați de scopul mai larg al organizației.
• Nu reușesc să vadă niciun impact asupra eforturilor lor zilnice – activitățile care le ocupă majoritatea timpului – asupra obiectivelor mai mari ale companiei.
• Nu înțeleg direcția strategică a organizației.

Acestea sunt în anumite privințe probleme distincte. Dar, în alte moduri, toate provin din aceeași problemă: comunicare slabă, despre strategie, între conducere și angajații de nivel inferior.

KPI-urile ajută la rezolvarea acestei probleme.

Indicatorii KPI sunt, prin natura lor, strategici. Deoarece diferă de valori, ajută companiile să se concentreze cu adevărat pe ceea ce este important. Nu totul poate fi un KPI. KPI-urile vă obligă să vă concentrați asupra acelor valori care subliniază cu adevărat obiectivele finale ale organizației dvs.

Acești indicatori forțează o organizație nu doar să măsoare performanța strategiei lor, ci să decidă care este strategia lor în primul rând. Ele arată angajaților multe despre ceea ce contează, de fapt, pentru conducere.

De exemplu: este puțin probabil ca profitul unei organizații caritabile să se califice drept KPI. De ce? Deoarece o organizație de caritate este o organizație de caritate – există pentru a obține un fel de impact mai mare, dincolo de simpla transformare rapidă. O astfel de organizație ar fi mult mai preocupată de suma pe care o investesc în cercetarea științifică, poate, sau de numărul de legi pe care au putut să le schimbe.

Nu ar fi frumos dacă angajații dvs. ar putea vedea obiectivele finale spre care lucrează?

2) Rolul indicatorilor KPI în procesul de implicare a angajaților

Iată cele trei modalități principale prin care adoptarea unor indicatori cheie de performanță vă poate ajuta organizația să construiască o echipă mai bună.

Îi fac pe toți să tragă în aceeași direcție

O problemă cu care se luptă permanent managerii de echipe, este reunirea elementelor distincte ale unei organizații, pentru a se concentra asupra obiectivelor cheie. Echipa de vânzări este îngrijorată de ideea atragerii de noi clienți și transformarea lor în clienți. Echipa dvs. de dezvoltare a produselor se concentrează pe cea mai recentă tehnologie și încearcă să o introducă pe piață. Echipa dvs. de resurse umane este preocupată să umple orice loc liber în firmă și să vă mențină cât mai angajat locul de muncă.

Adoptarea unor indicatori de performanță poate ajuta la unirea tuturor.

Concentrându-vă asupra valorilor cheie care subliniază cu adevărat succesul afacerii, veți putea să le arătați angajaților rolul pe care îl joacă munca lor, dincolo de ceea ce fac în numele departamentelor lor.

Ele ajută la conectarea rolului angajaților la obiectivele de la nivelul întregii organizații

Indicatorii de performanță sunt o modalitate excelentă de a comunica strategia angajaților dvs. Acestea vă ajută să navigați prin lumea uneori dezordonată, criptică și ambiguă a tacticii și să le conectați la obiectivele finale ale organizației dvs.

Mulți dintre noi am experimentat acest lucru. Suntem atât de prinși în propriile noastre medii de lucru, încercând cât mai mult posibil să ne asigurăm că rămânem la curent cu propriile seturi specifice de sarcini, încât deseori nu reușim să vedem de ce o facem în primul rând.

Este de mirare că se instalează frustrarea și, în cele din urmă, demotivarea?

KPI ajută la eliminarea acestei confuzii. Ei fac un pas înapoi din lumea haotică a tacticii pentru a identifica obiectivele finale spre care lucrează toată lumea.

Atingeți mai eficient obiectivele cheie

Micromanagementul creează o mulțime de probleme pentru moralul angajaților. Dar una dintre cele mai grave este „frâna” pe care o pune pe creativitatea angajaților.

Să spunem, de exemplu, că sunteți un manager care se ocupă de lansarea unui produs nou, cu un foarte mare potențial. Faptul că doriți să faceți lansarea produsului un succes ar trebui să fie de la sine înțeles. Dar există o mare diferență între a spune echipei tale despre numerele de vânzări pe care ai vrea să le obții și între a te interesa în mod direct despre cum vrei să arate site-ul, ce canale de marketing ai vrea să folosești și chiar și când să trimiți postări de pe rețelele de socializare.

Unii manageri ar putea crede că își fac treaba sau chiar că sunt de ajutor cu angajații oferindu-le „sugestii”. În realitate, ceea ce fac este să le diminueze creativitatea forței de muncă și probabil, să-i frustreze neîncetat.

Nimeni nu se așteaptă ca managerii devină complet mânați cu ceea ce fac angajații lor. Dar linia dintre stabilirea unui obiectiv final și comunicarea angajaților dvs. cum să ajungă acolo, este una subțire.

Avantajul setării KPI-urilor este că vă permit să stabiliți o așteptare pentru ceea ce doriți să realizați, lăsând în același timp, specificul pe seama creativității și ingeniozității echipei dvs.

3) Modul în care luarea deciziilor asupra KPI-urilor poate duce angajamentul echipei dvs. la nivelul următor

• Începe o dezbatere despre direcția strategică: ați fi surprins de cât de puține organizații își articulează de fapt direcția strategică într-un mod clar și codificat. În schimb, angajații – inclusiv unii manageri destul de superiori – sunt lăsați să citească între rânduri pentru a discerne strategia organizației lor. A face bani? A vinde widget-uri? “A face diferența”? Stabilirea acestor indicatori vă ajută să începeți o discuție despre strategie. Vă obligă pe dvs. (și angajații dvs.) să puneți întrebarea: „OK, ce încercăm, DE FAPT, să facem aici?”
• Ajută la stabilirea modului în care indicatorii se conectează la obiectivele strategice: nu este suficient să stabiliți o grămadă de indicatori KPI pentru angajații dvs. și să spuneți „aici sunt indicatorii, realizați-i”. Fără context, KPI-urile sunt doar un amestec de cifre fără sens. Angajarea într-un exercițiu ca acesta va permite angajaților să știe nu numai care sunt indicatorii de performanță, ci să vadă cum se conectează la obiectivele finale ale unei organizații.
• Angajează în mod direct angajații: oamenilor le place să fie ascultați! Este garantat faptul că, acordând timp să ascultați ce au de spus angajații dvs., va avea beneficii inerente de angajament la locul de muncă.

1. Mai sunt indicatorii cheie de performanță relevanți?

Indicatorii KPI au adesea o conotație negativă asociată cu aceștia. Din păcate, mulți utilizatori de afaceri încep să vadă monitorizarea KPI ca pe o practică învechită. Acest lucru se datorează faptului că KPI-urile sunt victime ale celor mai umane dintre toate problemele: lipsa comunicării.

Adevărul este că aceștia sunt la fel de valoroși, pe cât îi faceți voi să fie. Indicatorii cheie de performanță necesită timp, efort și implicarea angajaților pentru a se ridica la înălțimea așteptărilor lor. Bernard Marr, cel mai bine vândut autor și expert în performanță în întreprindere, a declanșat o conversație interesantă pe acest subiect în articolul său, “Ce naiba este un KPI?” Comentariile arată clar că, deși indicatorii cheie de performanță s-ar putea să nu fie în favoarea tuturor (în funcție de cine întrebați), valoarea lor potențială rămâne în mâinile celor care îi utilizează.

Atunci de ce sunt atât de importanți indicatorii cheie de performanță?

Stabilirea indicatorilor cheie de performanță pentru o organizație se întâmplă de obicei în faza de planificare strategică, indiferent dacă faceți acest lucru anual, trimestrial sau chiar mai frecvent, scopul este să vă asigurați că întreaga organizație este aliniată către aceleași obiective. Imaginați-vă o barcă mare cu zece oameni, dacă 3 persoane cred că barca se îndreaptă spre stânga, 5 oameni cred că barca ar trebui să se îndrepte spre dreapta și 2 oameni cred că barca ar trebui să se întoarcă. Ce se întâmplă cu barca?

Barca va începe să se învârtă. Prin urmare, asigurarea alinierii din partea de sus a organizației până la angajații din prima linie este diferența dintre o barcă care merge înainte la unison și una care nu va ajunge nicăieri.

Indicatorii cheie de perfomanță în acțiune

Așadar, acum, după ce am definit toți indicatorii cheie de performanță, ce facem mai departe?

Raport KPI

Indiferent dacă distribuiți un raport KPI zilnic, săptămânal, lunar, trimestrial, anual sau toate cele de mai sus, crearea unei platforme bune de raport KPI este cheia succesului dvs. La Klipfolio monitorizăm câteva KPI-uri, dar apoi urmărim mai profund toate măsurile și activitățile pe care le pot efectua acel KPI.

De exemplu, dacă urmărim venitul lunar recurent (MRR), știm că numărul de clienți potențiali de calitate, numărul de încercări începute, numărul de borduri de succes și multe alte valori, vor avea impact asupra succesului venitului lunar recurent. Așadar, urmărim zilnic un număr de clienți potențiali noi, creați cu un raport prin e-mail în fiecare dimineață la ora 8. Avem un tablou de bord pentru urmărirea mai multor activități cheie, pentru a ne asigura că începutul testării produsului se desfășoară fără probleme, în timp real și urmărim lunar numărul de borduri finalizate fără niciun fel de probleme, de către echipa noastră care se ocupă ca fiecare client să aibă succes.

Instrumente de bord KPI

Având în vedere că instrumentele de bord KPI devin din ce în ce mai răspândite în organizațiile de astăzi, în mișcare rapidă, cum ar fi SaaS și companiile bazate pe cloud, ele reprezintă de obicei un format consumator în care o persoană își poate revizui datele în timp real, în timp ce rapoartele tind să fie instantanee specifice, într-o perioadă de timp.

Unul dintre cele mai frecvente cazuri de utilizare a instrumentelor de bord KPI sunt la startup-uri care împărtășesc măsurile lor de performanță organizațională de bază pentru a obține aliniament cu toți angajații. Când vă plimbați prin birourile lor, televizoarele vor fi plasate lângă anumite echipe, evidențiind rezultatele în timp real, cum ar fi numărul de bilete de asistență rezolvate astăzi sau numărul de noi victorii.

Deci, cum rămâne cu măsurile cheie de performanță ale afacerii?

Dacă indicatorii cheie de performanță sunt obiectivele dvs. cele mai importante pentru afacerea dvs., cum vă aliniați organizația pentru a ajunge acolo? Măsurarea performanței, astfel cum este definită de Wikipedia, spune că „Măsurarea performanței este procesul de colectare, analiză și / sau raportare a informațiilor referitoare la performanța unui individ, grup, organizație, sistem sau componentă”.

Prin urmare, măsurile de performanță ale întreprinderii pot fi privite ca o modalitate de cuantificare (adică măsurarea) eficacității și eficienței unei acțiuni sau a unui rezultat care poate alinia sau influența indicatorii cheie de performanță. Înainte de a alege și defini o măsură a performanței afacerii, managerii și liderii trebuie să știe cum să le scrie. Există o mulțime de literatură și cercetări minunate pe acest subiect, inclusiv Andrew Neely de la Universitatea din Cambridge, care a scris despre proiectarea măsurilor de performanță.

De asemenea,puteți utiliza o abordare structurată trecând printr-o listă de întrebări de luat în considerare pe măsură ce vă construiți sistemul de măsurare a performanței.

Top 5 Cele mai des întâlnite întrebări pe care le primim despre indicatorii KPI

Ce semnifică KPI?

KPI sau Key Performance Indicator se traduce prin “indicatorul cheie de performanță”.

Ce este un indicator cheie de performanță (KPI)?

Un Indicator Cheie de Performanță este o valoare măsurabilă care demonstrează cât de eficientă este o companie în vederea realizării obiectivelor sau scopurilor sale de afaceri.

Pentru ce este folosit KPI-ul?

Acești indicatori sunt folosiți de indivizi sau companii care doresc să își evalueze succesul în vederea atingerii obiectivelor de afaceri. Indicatorii KPI de înalt nivel se concentrează mai mult pe performanța totală a companiei, în timp ce indicatorii de nivel scăzut se focusează pe procesele care au loc în departamentele companiei.

Cum pot dezvolta un astfel de indicator de performanță?

Vă recomandăm abordarea SMARTER. SMARTER înseamnă Specific, Măsurabil, Accesibil, Relevant, Limitat în timp, Evaluează și Reevaluează.

Pe măsură ce creați o listă inițială de valori care demonstrează cel mai bine progresul către obiectivele cheie ale afacerii, puneți-vă și / sau echipei dvs. următoarele întrebări despre acestea:

• Obiectivul dvs. este Specific?
• Puteți Măsura progresul către acest obiectiv?
• Obiectivul poate fi atins în mod Accesibil?
• Cât de Relevant este obiectivul pentru organizația dvs.?
• Care este intervalul de Timp pentru atingerea acestui obiectiv?
• Cum și când veți Evalua progresul pe termen scurt?
• Cum și când veți Reevalua progresul pe termen lung

De ce ar trebui să reevaluez indicatorii cheie de performanță?

Obiectivele se pot schimba în timp, iar performanța și progresul către aceste obiective se vor schimba cu siguranță. Ca atare, un KPI de acum trei luni poate să nu fie la fel de relevant. Acesta este motivul pentru care este important să nu vă setați și să uitați de indicatorii cheie de performanță.